Каждый из нас, работая с файлами Excel, хочет быть уверенным в безопасности своих данных. Иногда возникают ситуации, когда файлы с нашей важной информацией открываются другими людьми без нашего разрешения. В таких случаях нам может понадобиться узнать, кто и когда открывал наш файл. В этой статье мы рассмотрим несколько простых способов, которые помогут нам узнать эти данные.
Первый способ — использование функции «Отслеживание изменений» в Excel. Для этого необходимо открыть файл, затем выбрать программное обеспечение «Отслеживание изменений» в меню «Сервис». В появившемся окне можно увидеть информацию о дате, времени и имени пользователя, который открывал файл. Эта функция идеально подходит для отслеживания изменений в файле, но не гарантирует полной защиты и безопасности файлов Excel.
Второй способ — использование специальных программ, которые могут отслеживать доступ к файлам и регистрировать информацию о них. Например, программа «Track Excel» может записывать информацию о каждом открытии файла Excel, включая имя пользователя, дату и время доступа. Это более надежный способ отслеживания доступа к вашим файлам, но требует установки и настройки специализированного программного обеспечения.
Третий способ — использование «Средств аудита» в Excel. С помощью функций аудита можно настроить мониторинг доступа к файлам Excel и создавать отчеты о каждом открытии. Для этого необходимо включить функцию аудита в настройках Excel, а затем открыть файл, данные о котором хотим отслеживать. После этого можно будет получить отчеты, содержащие информацию о каждом открытии файла, включая имя пользователя и дату и время доступа.
Почему важно узнать, кто открывал ваш файл Excel?
1. Безопасность данных: Файлы Excel часто содержат конфиденциальную и важную информацию, такую как бухгалтерские данные, персональные данные клиентов или стратегические планы. Узнав, кто открывал эти файлы, можно установить, есть ли угроза несанкционированного доступа к информации.
2. Управление версиями: Если вы работаете в коллективе и файлы Excel используются в рабочих процессах, важно знать, кто открывал и изменял файлы. Это позволяет отслеживать и управлять изменениями, избегая конфликтов между версиями и сохраняя правильное состояние данных.
3. Выявление ошибок и проблем: Изменение файлов Excel без соответствующей документации может привести к ошибкам и некорректным результатам. Установление ответственного лица за изменения позволяет быстро выявить и исправить проблемы, минимизируя потенциальные ущерб и неправильные решения.
4. Анализ активности: Знание, кто открывал файлы Excel, может быть полезно для анализа активности и производительности. Это может помочь выявить эффективные рабочие процессы или идентифицировать сотрудников, нуждающихся в дополнительном обучении или поддержке.
5. Соблюдение правил и норм: В ряде отраслей и организациях существуют строгие правила и нормы, касающиеся доступа и использования данных. Узнав, кто открывал файлы Excel, можно обеспечить соответствие этим правилам и избежать потенциальных проблем и штрафов.
Как видите, узнать, кто открывал ваш файл Excel, может быть полезно и важным для различных аспектов ваших деловых операций и личной безопасности. Поэтому рекомендуется использовать доступные способы отслеживания и контроля доступа к файлам Excel.
Способ 1: Просмотр последних действий
Для этого нужно открыть файл в Excel и перейти во вкладку «Файл». Затем выберите «Информация» и «Просмотр последних документов».
В появившемся окне вы увидите список последних действий, выполненных с файлом. Каждое действие будет указано с указанием имени пользователя, выполнившего это действие.
Обратите внимание, что для использования этого метода требуется, чтобы функция «Просмотр последних действий» была включена в программе Excel. Если она не включена, вы можете просто включить ее в настройках Excel.
Просмотр последних действий позволяет вам получить информацию о том, кто открывал файл Excel и какие изменения в нем были сделаны. Однако стоит отметить, что этот метод не всегда точен и не всегда доступен, особенно если файл хранится на общем сервере или используется в сети.
Способ 2: Использование функции отслеживания изменений
Если вам необходимо узнать, кто открывал файл Excel и вносил в него изменения, вы можете воспользоваться встроенной функцией отслеживания изменений.
Шаги для использования этого функционала следующие:
- Откройте файл Excel, который вы хотите отследить.
- Перейдите на вкладку Обзорка на ленте инструментов.
- В разделе История версий нажмите на кнопку Открыть историю версий.
- В открывшемся окне вы увидите список всех версий файла. Найдите интересующую вас версию и нажмите на неё.
- Внизу окна отобразятся сведения о времени, авторе и описании изменений, внесённых в файл.
Важно учесть, что функция отслеживания изменений может быть недоступна в некоторых случаях или соответствовать определённым настройкам безопасности, поэтому возможно, что ваши файлы Excel могут не быть отслежены.
С использованием этого способа вы сможете легко определить, кто и когда открывал и редактировал файл Excel.
Способ 3: Проверка истории доступа
Для проверки истории доступа в Excel, выполните следующие шаги:
| 1 | Откройте файл Excel, о котором вы хотите узнать информацию о доступе. |
| 2 | Выберите вкладку «Файл» в верхней панели инструментов. |
| 3 | В меню слева выберите «Информация» или «Свойства», если доступно. |
| 4 | В открывшемся окне найдите раздел «История версий» или «История доступа». |
| 5 | В этом разделе вы увидите список пользователей, которые открывали файл, а также дату их доступа. |
В некоторых версиях Excel и специфических ситуациях эта функция может быть недоступна. В таком случае, возможно, придется воспользоваться альтернативными способами для выяснения информации о доступе.
Способ 4: Использование сторонних программ
Если встроенные инструменты Excel не предоставляют достаточно информации о том, кто открывал файл, можно обратиться к сторонним программам, которые предлагают расширенные возможности отслеживания действий пользователей. Вот несколько примеров таких программ:
1. Replicon
Replicon – это программное обеспечение, которое специализируется на учете времени и управлении проектами. В нем есть функция «Аудит документов», которая позволяет отследить все изменения, внесенные в файлы, включая информацию о пользователях, открывших файл. Это решение может быть полезно для компаний, которые хотят контролировать доступ и использование файлов не только в Excel, но и в других программах.
2. FileAudit
FileAudit – это инструмент для отслеживания действий пользователей с файлами и папками в сети. Он предоставляет подробные отчеты о том, кто, когда и как открывал, изменял или удалял файлы. Программа собирает информацию из различных источников, включая системные журналы, и предоставляет ее в удобной форме.
Помните, что использование сторонних программ может потребовать дополнительных расходов и времени на их настройку. Также обратите внимание на то, что некоторые программы могут нарушать конфиденциальность данных и требовать соответствия определенным законодательным нормам.
Если вам необходимо узнать, кто открывал файл Excel, вы можете использовать данные сторонних программ для получения дополнительной информации о пользовательской активности и повышения безопасности данных. Однако перед использованием таких программ необходимо оценить их плюсы и минусы, а также учитывать требования вашей компании и законодательные ограничения.